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Mobile Inventur im Krankenhaus
 Herausforderung:
Biomet Merck, einer der führenden Entwickler und Anbieter von orthopädischen Implantaten in Europa, stellt seinen Partnerkliniken Hightech-Implantate auf Kommissionsbasis zur Verfügung. Bei Partnerschaften mit mehr als 500 Krankenhäusern allein in Belgien stellen diese externen Warenbestände einen immensen Wert dar. Gesucht wurde daher eine mobile Lösung, mit der sich dieser Bestand effizient und vor allem kostengünstig verwalten lässt.
Lösung:
Gemeinsam mit dem belgischen Systemhaus Mobile Access entwickelte Biomet Merck eine mobile Bestandsmanagementlösung auf Basis von iAnywhere-Technologie. Symbol-Handhelds mit integrierten Barcodescannern ermöglichen jetzt eine schnelle Bestandsaufnahme vor Ort und einen direkten Abgleich mit dem SAP-System.
Bericht:
Marktakteure im Gesundheitswesen stehen heute unter immensem Kostendruck. Biomet Merck, Hersteller von Implantaten für den menschlichen Körper, setzt daher auf Symbol Handhelds und mobile Technologie von iAnywhere Solutions, um seinen Warenbestand effizient zu managen.
Medizinischem Fortschritt ist es zu verdanken, dass die Menschen nicht nur immer älter werden, sondern auch immer länger aktiv bleiben können. Im orthopädischen Bereich haben bei schweren, früher aussichtslosen Fällen, Implantate für Furore gesorgt. So werden beispielsweise seit vielen Jahren erfolgreich künstliche Hüftgelenke eingesetzt und auch im Knie ist der Ersatz des Gelenks heute möglich. Die Entwicklung solcher Implantate ist ein anspruchsvoller Prozess und ihre Herstellung aufgrund geringer Toleranzen und hochwertiger Materialien wie Titanstahl sehr teuer. Zu den führenden Firmen in diesem Bereich zählt die Biomet Merck-Gruppe, die 1998 als Joint Venture der amerikanischen Biomet Inc. und der Darmstädter Merck KGaA gegründet wurde. Im Bereich Biomechanik gehört Biomet Merck, mit Sitz in Dordrecht (Niederlande) und europaweit in 17 Ländern aktiv, zu den führenden Entwicklern und Anbietern von orthopädischen Implantaten. Bei der Warenbestandskontrolle der teuren Hightech-Implantate setzt Biomet Merck seit Ende 2002 auf eine mobile Lösung mit Symbol Handhelds und Datenbanktechnologie von iAnywhere Solutions.
Patientenwohl im Vordergrund
Nur die wenigsten chirurgischen Eingriffe lassen sich lange im Voraus planen. Aus diesem Grund liefert Biomet Merck den Partnerkliniken Implantate auf Kommission oder als Leihgabe. Je nach Größe eines Krankenhauses und der Zahl der anfallenden Operationen können dies 20, aber durchaus auch einmal 1.000 Teile sein. Aus diesem Fundus können Chirurgen die für eine Operation benötigten Implantate auswählen, die dann im Anschluss an die Operation mit der Krankenkasse des Patienten einerseits und mit dem Lieferanten Biomet Merck auf der anderen Seite abgerechnet werden. Da eine einzige Schraube, die bei einer Wirbelsäulenoperation benötigt wird, rund 250 Euro kostet und ein Teil einer künstlichen Hüfte schnell auf die doppelte Summe kommt, hat Biomet Merck ein essenzielles Interesse daran, den Warenbestand in den Krankenhäusern genau unter Kontrolle zu haben. Bei 500 Krankenhäusern, mit denen Biomet Merck allein in Belgienzusammenarbeitet und von denen rund 150 Waren in Kommission haben, kommt schnell eine erhebliche Summe zusammen. Außerdem tragen die einzelnen Artikel Ablaufdaten. So muss eine künstliche Hüfte, in Abhängigkeit des verwendeten Materials, nach 5-15 Jahren ersetzt werden. Da es im Gesundheitswesen immer um Menschen und ihre Gesundheit geht, dürfen dabei keine Fehler gemacht werden, ein falsch ausgezeichnetes Teil kann etwa in einer Operation fatale Folgen haben.
Jedoch ist gerade die Bestandskontrolle der gelieferten Artikel recht kompliziert. Biomet Merck hat in den letzten Jahren zahlreiche Akquisitionen durchgeführt und noch nicht alle Artikel tragen die neuen, harmonisierten Barcodes. Die regelmäßige Inventur der Implantate zählt zum Aufgabenbereich der Verkaufsrepräsentanten. Früher wurde der Lagerbestand ein- bis zweimal im Jahr, bei großen Kliniken auch häufiger, in Papierlisten aufgenommen, danach im Büro in die EDV eingegeben und im Anschluss daran manuell mit dem Bestand im SAP-System abgeglichen. Bei Unstimmigkeiten mussten wiederum die handschriftlichen Listen konsultiert, Tabellen verglichen und im schlimmsten Fall neu gezählt werden. Nicht selten beschäftigte dieser Prozess zwei Mitarbeiter rund eine Woche. "Vor drei Jahren entschlossen wir uns daher, gemeinsam mit einem Partner eine mobile DV-Lösung zu entwickeln, mit der die Daten vor Ort aufgenommen und automatisch per Synchronisation abgeglichen werden konnten", erinnert sich Wim de Schutter, Stock Count System Expert bei Biomet Merck.
Die erste mobile Lösung war schnell veraltet
Ein robustes Handheld mit eingebautem Barcodescanner sollte den Inventurprozess optimieren. Als einziges Gerät am Markt konnte damals der Symbol SPT 1700 auf Palm OSBasis mit 6 MB Arbeitsspeicher diese Anforderungen erfüllen. Innerhalb von drei Wochen war die erste Version der mobilen Anwendung einsatzbereit, der nach und nach immer mehr Module hinzugefügt wurden. Mitte 2002 war die Applikation jedoch so überladen, dass eine Synchronisation der rund 30.000 Einträge umfassenden Datenbank bis zu fünf Stunden benötigte. Dieser Problematik versuchte man durch ein Komprimierungsverfahren zu begegnen, doch am Ende wurde der Prozess einfach zu umständlich. Die Synchronisation und vor allem die zugrunde liegende Datenbank waren den Anforderungen einfach nicht gewachsen. Falls darüber hinaus bei einem PDA die Batterien ausfielen, war neben den übertragenen Daten auch gleich die Anwendung vorerst verloren. "Uns war klar, dass es so nicht weitergehen konnte", so de Schutter. "Am Ende bestand die Anwendung aus so vielen Code-Zeilen, dass niemand mehr einen roten Faden erkennen konnte. Daher entschlossen wir uns vor einem Jahr, zusammen mit dem Systemhaus Mobile Access ganz von vorn zu beginnen und die Applikation komplett neu zu entwickeln."
Das belgische Systemhaus Mobile Access verfügt über ein breites Spektrum an Produkten und Lösungen in den drei Bereichen Mobile Solutions, Communications & Infrastructure und Systemintegration. Die Geschäftsbeziehung zwischen beiden Unternehmen besteht bereits seit vielen Jahren. Anfangs lieferte Mobile Access lediglich mobile Hardware an Biomet Merck, später erweiterten die Entwickler des Unternehmens auch die damalige mobilen Applikation für Biomet Merck. "Von daher kannten wir die Zusammenhänge und konnten Biomet Merck vorschlagen, wie die Probleme aus unserer Sicht zu lösen waren", erläutert Frenk Smits, Geschäftsführer von Mobile Access. "Zuallererst musste eine neue Plattform für Datenmanagement und Synchronisation her, damit wir eine leistungsfähige Lösung entwickeln konnten."
Datenmanagement im Mittelpunkt
Bereits in der Vergangenheit hatte Mobile Access gute Erfahrungen mit Mail Anywhere (heute Pylon) von iAnywhere Solutions gemacht. Aufgrund dessen entschied sich das Projektteam für SQL Anywhere Studio als Plattform für Datenmanagement und Synchronisation. Auf dem zentralen Server kommen die Datenbank Adaptive Server Anywhere und MobiLink als Synchronisationstechnologie zum Einsatz. Um die bisher getätigten Investitionen in die mobile Hardware zu schützen, werden auch weiterhin die Palm OS-PDAs von Symbol genutzt, auf denen die UltraLite-Version der Datenbank installiert ist. Jedoch ist die Applikation so angelegt, dass sie durch Modifikationen am Frontend auch auf andere Plattformen wie Pocket PC oder Symbian portierbar ist. Die Programmierung der zentralen Serveranwendung erfolgte mit Hilfe von Visual Basic .NET, bei der Entwicklung der mobilen Applikation kam die Entwicklungsumgebung Mobile VB von AppForge zum Einsatz, in der die UltraLite- Datenbank von iAnywhere Solutions bereits standardmäßig enthalten ist.
Die aktuelle Datenbank mit rund 60.000 Einträgen wird über eine Dockingstation im Büro auf den PDA übertragen oder aber remote mittels des Windows RSA Protokolls gesendet. An dieser Stelle kann Adaptive Server Anywhere einen großen Vorteil ausspielen: verglichen mit anderen Produkten am Markt ist der Overhead sehr gering, sodass die Datenbank vergleichsweise sehr klein ist. Nach dem Zählen in der Klinik durch Scannen der Barcodes mit dem im Symbol-Gerät integrierten Scanner werden die neuen Daten über eine Mobilfunkverbindung an den Server übertragen. Bei einer regulären Mobilfunkverbindung dauert dies etwa zehn Minuten. Wird jedoch eine Windows RSA Verbindung mit TCP/IP verwendet, reduziert sich die Zeit auf maximal drei Minuten. Die übertragenen Daten werden auf dem Server in CSV-Dateien umgewandelt und anschließend in SAP exportiert. Damit bei der Synchronisation keine Datenverluste auftreten können, falls eine Verbindung abbricht, gibt es nur zwei Status- Optionen: alle Daten auf dem PDA oder alle Daten auf dem Server. Solange also ein Datenabgleich nicht erfolgreich abgeschlossen ist, bleiben die Daten komplett auf dem PDA. "
Nach einer mehrwöchigen Testphase in Belgien nutzen die Verkaufsrepräsentanten die Handhelds heute mit großem Erfolg", freut sich Wim de Schutter. "Sie sparen enorm viel Zeit und die Anwendung ist so intuitiv, dass viel mehr Zeit für die Betreuung der Krankenhäuser übrig bleibt." Von den rund 2.000 Euro teuren Geräten sind derzeit 36 Stück im Einsatz. Nach den guten Erfahrungen in Belgien soll die Lösung nun auf insgesamt 17 Länder ausgeweitet werden. Dann werden europaweit mehr als 100 Geräte im Einsatz sein, die für Inventuren angefordert werden können.
ROI binnen Wochen erreicht
Abzüglich der Kosten für die Hardware betrug der Umfang des europaweiten Projektes rund 20.000 Euro. Für Biomet Merck hat sich die Investition schnell bezahlt gemacht, denn der teure Warenbestand, der den Krankenhäusern überlassen wird, ist unter Kontrolle, die Verkaufsrepräsentanten sparen erheblich Zeit und darüber hinaus können selten benötigte Artikel effizienter verwaltet werden. Extreme Größen und ungewöhnliche Artikel werden nicht mehr einzelnen Kliniken zur Verfügung gestellt, sondern in Lagern vorgehalten, von denen aus eine Vielzahl von Einsatzorten in kurzer Zeit erreichbar ist. Ohne eine zeitnahe und exakte Warenbestandskontrolle wäre dies nicht möglich.
Im nächsten Schritt sollen die Krankenhäuser mit Handhelds ausgerüstet werden und ihre Warenbestände selbst verwalten. Auch die einzelnen Synchronisationsserver in jedem der 17 Länder sollen bald durch einen zentralen, webbasierten Server ersetzt werden. Dann kann in allen Ländern einheitlich synchronisiert werden und automatisch die Bestände den jeweiligen Ländern zuordnen. "Diese Schritte werden erst nach und nach erfolgen", erläutert Wim de Schutter. "Mit der Technologie von iAnywhere Solutions haben wir dazu nun eine flexible Basis. In Zukunft wollen wir zahlreiche weitere Funktionen implementieren, um noch effektiver zu arbeiten." 09/2005, Kai Leonhardt
| | Kai Leonhardt ist freier Journalist in Brüggen-Bracht und Mitinhaber der Agentur pr4hightech. Seine Spezialgebiete sind Netzwerktechnologie, Internet, Mobile Computing, IT Lifecycle Management sowie Datenintegration.
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