|  |
Eine digitale Akte optimiert die Bearbeitung, wenn nur der Input nicht wäre...
Der Gang zum Archivschrank, aufwändige Recherchen oder doppelte Ablagen für verschiedene Standorte: Das aufwendige Dokumentenhandling gehört der Vergangenheit an, wenn Unternehmen auf die elektronische Aktenführung umsteigen. Doch dazu müssen sie die Papier- und Mikrofilm-Archive ablösen sowie den laufenden Posteingang digitalisieren. Aufgaben, die ein externer Dienstleister zumeist schneller und günstiger abwickelt.
Der zunehmende Einsatz von Computern hat bislang nichts an der Papierflut ändern können, mit der sich Unternehmen täglich herumschlagen. Unterschiedliche Archivmedien, die mit der Zeit entstanden, sowie der laufende Posteingang über diverse Kanäle lassen den Idealfall – den einheitlichen Informationsfluss – in weite Ferne rücken.
Was nur selten in konkreten Zahlen ausgedrückt wird, ist die erschreckend aufwändige Verwaltung analoger Dokumente: Schnell können 45 Minuten bei der Suche vergehen, wenn diverse Ordner bzw. Mikrofilme womöglich noch in verschiedenen Abteilungen zu durchforsten sind. Im Jahr summiert sich der Rechercheaufwand für einen Mitarbeiter ohne weiteres auf einige Personentage.
Lägen die Informationen dagegen in einem zentralen digitalen Archiv vor, würde ein gesuchtes Dokument nach wenigen Sekunden auf dem Bildschirm erscheinen und zeitnahe Auskünfte ermöglichen. Auch verliefe die Recherche nach Stichworten komfortabler und der Zugriff könnte parallel von beliebigen Standorten aus erfolgen.
Potenzial oft nicht genutzt
Bei diesen offensichtlichen Einspareffekten und Produktivitätssteigerungen ist es verwunderlich, dass nicht jedes Unternehmen auf elektronische Archivierung umstellt oder sogar durchgehend digital arbeitet. Der übliche Begriff dafür ist die elektronische Aktenführung, auch kurz eAkte genannt.
Doch dafür müssen sämtliche Informationen erst einmal in eine zentrale Ablage überführt werden. Zwischenlösungen, wie die Umstellung von Papierablage auf eArchiv zu einem definierten Stichtag, sind durchaus üblich, aber weniger effizient. Denn die Anwender müssen nach wie vor mit verschiedenen Archivmedien arbeiten.
Ein Hemmschuh für die Migration der Altarchive ist der hohe Aufwand, der sich i.d.R. durch eigene Kraft weder wirtschaftlich noch in einem überschaubaren Zeitraum realisieren lässt. Auch die Einführung des elektronischen Posteingangs mit integriertem Worflow rechnet sich für das einzelne Unternehmen nur bei großen Mengen.
Diese Hürden lassen sich jedoch elegant nehmen, wenn ein externer Dienstleister die Eingangsbearbeitung, das so genannte Input-Management, für die eAkte übernimmt. Das selektive Auslagern erspart Investitionen in eigene Hard- und Software und senkt die laufenden Betriebskosten. Denn bezahlt wird lediglich der individuelle Aufwand in Form von günstigen Stückpreisen. Dies ist möglich, weil der Outsourcing-Partner teure High-End Geräte besser auslastet und nach optimierten Standards arbeitet; immerhin ist das Dokumentenhandling sein Kerngeschäft.
Das Spektrum der Unterstützung reicht von der einmaligen Migration der Altdaten über den laufenden Posteingang mit/ohne Erfassung per OCR bis zum Betrieb des eArchivs auf Mietbasis. Für sicherheitsrelevante und langfristige Ablagen eignet sich die Hybrid-Archivierung: Die digitale Ablage der Images im Dokumenten-Management-System dient dem schnellen Zugriff, die analoge Ablage auf Mikrofilm ist Backup für den Notfall. Der Ablauf eines vollständigen Prozesses für die eAkte im Outsourcing einschließlich der Schnittstellen ist im Anhang detailliert dargestellt.
Flexible Aufteilung schafft Freiräume
Welche Aufgaben der Dienstleister übernimmt und welche im eigenen Hause verbleiben, lässt sich individuell aushandeln und daher dem Bedarf anpassen. So hat ein Unternehmen den Freiraum, für sich die optimale Lösung umzusetzen. Wer bei der Gestaltung Hilfe in Anspruch nehmen möchte, kann auf die Erfahrung des Dienstleisters zurückgreifen.
Detailansicht
Je umfassender das Portfolio des Outsourcers ist, desto flexibler lässt sich die Zusammenarbeit gestalten. So sollten Unternehmen mit Mikrofilmarchiv nach einem Partner suchen, der auch Services für dieses Medium übernimmt. Ansonsten entsteht eine Art Flickenteppich an verschiedenen Externen, die den Koordinierungsaufwand nur erhöhen und kaum Mehrwert bringen.
Ähnliches gilt für die Erfahrung des Partners mit vergleichbaren Projekten: Er muss die Sprache der Branche sprechen und die spezifischen Abläufe kennen. Zudem spielt die Entfernung eine Rolle, da sämtliche Papiere für die Digitalisierung zum Dienstleister gebracht werden müssen. Ein weiteres Kriterium stellt die Kapazität des Partners dar: Wer umfangreiche Alt-Archive migrieren möchte und nur kurze Reaktionszeiten akzeptieren kann, weil die Akten für den Geschäftsbetrieb benötigt werden, sollte sich einen Partner mit der passenden Leistungsreserve suchen.
Wer sich scheut, seine sensiblen Dokumente an einen Externen zu übergeben, kann sich die Produktion eines großen Dienstleisters gern persönlich ansehen und sich vom hohen Sicherheitsstandard überzeugen.
03/2006, Andreas Fuchs
| | Dipl.-Kfm. Andreas Fuchs ist Produktionsleiter und Prokurist in der ALPHA COM Deutschland GmbH, die ihre Zentrale in Hamburg hat. Die ALPHA COM Unternehmensgruppe zählt zu den größten Dienstleistern für Dokumenten Management.
|
Kommentare zu diesem Beitrag | | |
Weitere Beiträge zu diesem Thema | | |
|  | | Vor 50 Jahren in Buchloe gegründet, gehört das Krankenhaus St. Josef heute zu den Kreiskliniken Ostallgäu und sorgt mit 120 Betten sowie rund 200 Mitarbeitern für die medizinische Grundversorgung in der Region. Neben zwei chirurgischen Abteilungen ... | |  | | Das Gesundheitswesen öffnet sich der Informationstechnik (IT). Nicht nur das Thema elektronische Gesundheitskarte rückt hier ins Blickfeld. Neben dem für 2006 versprochenen - aber wohl nicht kommenden - Patientenschein rücken Dokumentationssysteme, ... | |  | | Treibt sie auch die Beitragssätze der gesetzlichen Kassen in die Höhe? Die elektronische Gesundheitskarte (eGK) ist eines der größten Projekte der Informationstechnologie. Nach Angaben des Deutschen Ärzteblattes ... | |  | | Während sich die verschiedenen Modellregionen auf die Bewerbung als Testregion für die elektronische Gesundheitskarte beim BMGS bzw. bei der gematik (Gesellschaft für Telematikanwendungen der Gesundheitskarte mbH) vorbereiten, ist das Projekt ... | |  | | A.T. Kearney: Studie zur Finanzierung des Gesundheitswesens - Deutscher Gesundheitsmarkt gewinnt für Private Equity-Investoren an Attraktivität ... | |
Beiträge aus anderen Themenbereichen | | |
|  | | Viele Unternehmen möchten zur Steigerung des Betriebsklimas und der Motivation ihrer Mitarbeiter die private Nutzung der Telekommunikation ihren Mitarbeitern erlauben... | |  | | Um auf die Anforderungen des Marktes schneller und flexibler reagieren zu können, hat die Volkswagen Zubehör GmbH ihr Finanzreporting einer radikalen Frischzellenkur unterzogen... | |  | | Am 12. Oktober 2010 dreht sich auf dem Kongress der VOICE Days plus alles um aktuelle Strategien für die erfolgreiche Gestaltung der Kundeninteraktion. Interview mit Nils Müller, CEO & Founder TrendONE und Keynote-Speaker... | |
| | | |
Der IT-Service-Finder
